オフィスの移転は一般的な引っ越しと大体同じようなイメージですが、やはり、やらなければならないことは多く複雑です。
ただ何からやればいいのかわかりませんよね。
「やっておかなければいけないことが多すぎてスケジュールをうまく立たずかなり時間がかかった」
となりがちです。
オフィスの移転を成功させるためにはやるべきことを明確にし、スケジュールをたてることが最重要になります。
なので、この記事ではオフィス移転でやるべきこととスケジュール方法を伝えていきます。
オフィス移転をスムーズにしたい方は必見です。
オフィス移転を行う際にすべきこと
まずはオフィス移転で必要なことをお伝えしていきましょう。
現在のオフィスの確認
まずは次のオフィス移転に向けて現在のオフィスの調整を行いましょう。
どれぐらい社員がいて、いくつ机や椅子、ＰＣがあり、場所がどれぐらい必要なのかを確認します。
次のオフィスに求める内容を実現するために充分なスペースを確保できるかを考えるのが重要です。
移転する次のオフィスを決める
次のオフィスをスムーズに決めるためにまずはオフィス移転の目的をしっかりと決めておきましょう。
あとはその目的に合った物件を探していくだけです。
ただし、目的にただマッチしているということだけでなく、物件の立地・アクセス・周辺環境・予算・スペースなどを確認しましょう。
ある程度、調査が済んだら次は不動産会社に相談をします。
相談する際はしっかりと希望の条件を伝え、絶対に譲れない条件と妥協できる条件を決めておくとスムーズにいきますよ。
物件が何軒か絞れたら次は移転先を決めていきます。
決めるポイントは先ほど挙げた立地などもだいじですが、企業のブランディングも考慮することも重要です。
移転先のオフィスが決まったら取引先へ報告しましょう。
案内用のハガキはだいたい、移転する1か月前をめどに送るのがマナーなので逆算して、新住所を記載し社員の名刺や自社の封筒などを作成していくと間に合わないことはありません。
オフィス移転の準備
移転の準備は大きく分けて3つあります。
- 移転先オフィスのレイアウトの決定
- 電話番号・通信会社の変更や電気配線の工事
- 引っ越し業者の選定
ひとつずつ簡単にご案内していきます。
移転先オフィスのレイアウトの決定
まずは現在のオフィスから移転したい理由を再度考えましょう。
一番大きな理由をそのまま次のオフィスで実現できるようにレイアウトを組んでいきます。
部署間で業務をうまく連携できるか、従業員が仕事をする上でやりやすい導線を意識することも大切です。
電話番号・通信会社の変更や電気配線の工事
オフィス移転を行う際、電話番号が変わらないか確認をしておきましょう。
電話番号が変わる際は早めに動いておきます。
また、電気配線の工事は1ヶ月程度の時間がかかるので電話番号と同様にオフィス移転が決まったらはやめに依頼する工事会社を決めておきましょう。
引っ越し業者の選定
引っ越し業者は時期によって費用がかなり変わりますが、オフィス移転の場合は簡単に時期をずらすのは難しいでしょう。
なので、できるかぎり、予算を下げるために複数の見積りを取ることが大事です。
予算だけでなく、こちらの移転スケジュールに合わせて動いてくれる業者を探すことも大切です。
オフィス移転の具体的なスケジュール
ではここからは簡単にオフィス移転のスケジュールをお伝えしていきます。
半年前に行うべきこと
まずは移転するチームを立ち上げて、円滑にオフィス移転が進むようにすることが大事です。手間と時間をカットできます。
次に退去予告を3-6か月前に通知し、オフィス移転のスケジュールをたてましょう。
5-4か月前に行うべきこと
オフィス先のレイアウトのプランを立てていきます。
レイアウトを決めることで大体の予算感が出ます。
レイアウトがきまったら必要なデスクや椅子などの什器を検討、発注しましょう。
あとは電話や電気の工事業者を手配しておきます。
3～2ヶ月前までに行うべきこと
新しいオフィスが決まったら次は社員に移転時のスケジュールや規則を周知していきます。
また、周知と同時に取引債への連絡や挨拶の準備をしましょう。
挨拶状のデザインや挨拶状の贈り先のピックアップは意外に時間がかかるので注意です。
1ヶ月前までに行うべきこと
工事や引っ越し作業がいよいよ始まります。
現オフィスのオフィス家具はいらないものと必要な物にわけておきます。
引っ越しの作業は全体のスケジュールを元に荷物のチェックリストを作り円滑に行いましょう。
精密機器の梱包は専門の業者に任せると安心です。
移転当日・移転後に行うべきこと
移転当日は今のオフィスの原状回復と移転の際に必要な書類を提出しましょう。
まとめ
オフィス移転は意外にやることが多くて困惑しがちです。
簡単に考えずに一大プロジェクトととらえ、しっかりとスケジュールをたてて行うことが大切です。